เมื่อโดนต่อต้านการเปลี่ยนแปลง ต้องย้อนกลับมาคิดอะไรบ้าง?

เคยมีประสบการณ์เปลี่ยนองค์กรในระดับหน่วยงานและในระดับบริหาร หากแต่ ณ ตอนนั้นยังไม่สามารถหากรอบแนวคิดที่จะสามารถแปลงประสบการณ์เป็นการถ่ายทอดได้ วันนี้ไปเจอหนังสือที่อธิบายภาพรวมได้ดีเลยเอามาปันกันในเรื่อง "การจัดการเปลี่ยนแปลงองค์กรดูอะไรบ้าง"

การตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลง
โดยปรกติแล้วการเปลี่ยนแปลงจะกระทบต่อ ปัจจัยเชิงจิตวิทยาของคน มากกว่าการเปลี่ยนแปลงเชิงโครงสร้างองค์กร บทบาทหน้าที่ หรือทักษะ ซึ่งการเปลี่ยนแปลงจะทำให้คนกังวลต่อสิ่งที่ควบคุมไม่ได้ซึ่งจะนำมาสู่การ 'ต่อต้านการเปลี่ยนแปลง' และจะใช้ทุกวิธีในการเข้ามาสู่สมดุลย์เดิมที่สามารถควบคุมทุกสิ่งได้ ซึ่งการเปลี่ยนแปลงที่ดีจะต้องไม่ถูกนำพากลับมายังจุดเดิมที่การต่อต้าน แต่เป็นการทำให้ความกังวลใจเรื่องการควบคุมไม่ได้ถูกทำให้ 'เบาใจ' มากขึ้น การตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงนี้จะเกี่ยวข้องกับความสามารถในการรับได้ต่อการเปลี่ยนแปลง

เมื่อไหร่ที่ควรสร้างการเปลี่ยนแปลงให้กับองค์กร

โดยปรกติแล้วองค์กรจะคิดถึงการเปลี่ยนแปลงเมื่อ (1) ธุรกิจกำลังไปได้ดี (หากองค์กรนั้นเป็นองค์กรที่มีกลไกการพยากรณ์และการเตรียมความพร้อม หรือมีระบบการจัดการความเสี่ยงที่ดี) (2) เมื่อเกิดวิกฤติ (เช่นลูกค้าหลุดต่อเนื่อง หรือกระแสเงินสดเป็นลบและมากขึ้น) หรือ (3) เมื่อเห็นความไม่แน่นอนมากขึ้นของผลประกอบการ (เมื่อองค์กรเจอแรงท้าทายจากปัจจัยภายนอกหรือจากการแข่งขัน เช่น คู่แข่งออกสินค้าใหม่ ) 

ประเภทของการเปลี่ยนแปลงที่องค์กรจำเป็นต้องพิจารณา

การเปลี่ยนแปลงองค์กร อาจจะสามารถแบ่งออกได้เป็น 3 รูปแบบสำคัญ ได้แก่ 

1. การพัฒนาอย่างต่อเนื่องเพื่อสร้างการเปลี่ยนแปลง (Developmental change) เป็นการเปลี่ยนแปลงผ่านการพัฒนาให้ดีขึ้นอย่างต่อเนื่อง (Improve of what is)

2. การเปลี่ยนแปลงแบบทิ้งของเก่าและนำของใหม่เข้ามา (transitional change)  เป็นการเปลี่ยนแปลงจากเหตุการณ์สำคัญที่นำมาซึ่งการละทิ้งสิ้งที่กระทำแบบเดิมในสัดส่วนที่สูง เช่น การควบรวมกิจการ การปรับเปลี่ยนโครงสร้างองค์กร การปรับปรุงกระบวนการ การนไเสนอสินค้าหรือบริการใหม่

3. การเปลี่ยนแปลงแบบปฏิรูป (Transformational change) การเปลี่ยนแปลงรากความคิด วัฒนธรรม ระบบและกระบวนการ ซึ่งการเปลี่ยนแปลงประภทนี้จะถูกต่อต้านมากที่สุด 

การเปลี่ยนแปลงในองค์กรของท่านที่ตั้งใจจะเปลี่ยนแปลงหรืออยู่ในการเปลี่ยนระดับไหนพิจารณาจากคำถามดังต่อไปนี้

• ต้องการเปลี่ยนแปลงมากเพียงใด

• การเปลี่ยนแปลงจะส่งผลต่อระดับการต่อต้านมากเพียงใด

• เป้าหมายการเปลี่ยนแปลงเป็นระยะสั้นหรือระยะยาว

• ความสามารถขององค์กรสามารถรับการเปลี่ยนแปลงได้ระดับไหน

• การเปลี่ยนแปลงจะส่งผลดีต่อองค์กรในระยะยาวได้มากแค่ไหน

• จะเป็นอย่างไรถ้าองคืกรไม่มีการปรับเปลี่ยน และระดับการเปลี่ยนแปลงต้องเท่าไหร่ถึงจะลดความเสี่ยงในอนาคตได้

ปัจจัยที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินการเปลี่ยนแปลงองค์กร

ปัจจัยที่ต้องพิจารณาในการในการตัดสินใจด้านการดำเนินการเปลี่ยนแปลงองค์กรประกอบด้วยปัจจัย 6 ด้านดังนี้

1. ระยะเวลาที่ต้องการให้เกิดการเปลี่ยนแปลง (ระยะ 1 ปี  ระยะ 3 ปี หรือ ระยะ 5 ปี)

2. ขอบเขตการเปลี่ยนแปลงที่คาดหวัง (เปลี่ยนแปลงในทุกมิติหรือบางส่วน)

3. ความลึกในการเปลี่ยนแปลง (ในส่วนที่ต้องมีการเปลี่ยนแปลงลงลงลึกในมิติย่อยมากเพียงใด)

4. จำนวนบุคคลที่เกี่ยวข้องที่เกี่ยวข้องและการรับรู้ต่อการเปลี่ยนแปลง (ต้องมีคนทราบถึงแผนและเป้าหมายการเปลี่ยนแปลงมากขนาดไหนและกลุ่มใดที่เกี่ยวข้องบ้าง)

5. กลไกการสนับสนุนการเปลี่ยนแปลง (การเปลี่ยนแปลงเป็นกิจกรรมที่ต้องมีการสนับสนุน โดยเฉพาะอย่างยิ่งในด้านทรัพยากรและการให้อำนาจในการดำเนินการ)

6. บุคคลที่เหมาะสมในการสร้างการเปลี่ยนแปลง (ควรเป็น)พนักงานสายบริหารระดับสูงหรือเป็นการเปลี่ยนแปลงจากฐานราก หรือควรเป็นที่ปรึกษาที่จะเป็นคนนำให้เกิดการเปลี่ยนแปลง)